Der Schuhkarton
hat ausgedient.
Belege fotografieren statt abheften. Die Texterkennung liest Lieferant, Datum und Betrag selbst aus, sortiert alles ein und macht es in Sekunden wieder auffindbar – auch die Tankquittung von vor drei Jahren.
Wir haben das
selbst durchgemacht.
Unser eigenes Büro läuft seit Längerem papierlos. Nicht weil es modern klingt, sondern weil das Suchen genervt hat: Jede Rechnung zweimal in der Hand, jeder Ordner zu voll, und beim Jahresabschluss dann die Suche nach dem einen Beleg, den es angeblich nie gab.
Heute wandert jeder Beleg direkt nach dem Erhalt durch die Kamera und ist danach in Sekunden auffindbar – nach Lieferant, Betrag, Zeitraum oder einfach nach einem Wort, das darauf steht.
Was wir dabei über Stolperfallen gelernt haben, sparen wir Ihnen. Sie bekommen den eingerichteten Zustand, nicht den Selbstversuch.
Der Weg eines Belegs –
in vier Stationen.
Vom Kassenzettel bis zum Steuerbüro. Ihr Anteil daran: die erste Station.
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01
Erfassen
Beleg mit dem Handy fotografieren oder die Rechnungs-E-Mail weiterleiten. Das war Ihr Teil. Papierbelege dürfen danach – nach Abstimmung mit Ihrem Steuerbüro – in aller Regel weg.
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02
Auslesen
Die Texterkennung liest den Beleg wie ein Mensch: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer, Summe. Sie tippen nichts ab, Sie prüfen nur noch, ob es stimmt.
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03
Einordnen
Das System lernt Ihre wiederkehrenden Lieferanten und sortiert neue Belege selbstständig in die richtige Schublade – Betriebsausgabe, Material, Fahrzeug, was auch immer Ihre Struktur vorsieht.
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04
Wiederfinden & weitergeben
Suchen Sie nach einem Wort, das irgendwo auf dem Beleg steht – Sie haben ihn. Und Ihr Steuerbüro bekommt die Unterlagen in dem Format und Rhythmus, den es braucht.
Was sich im Alltag
tatsächlich ändert.
Kein Suchen mehr
Die Gewährleistungsfrage zu einem Gerät von 2023? Ein Suchbegriff, drei Sekunden. Statt: Ordner runter, Ordner durch, Ordner rauf.
Kein Belegstapel
Belege werden erfasst, wenn sie anfallen – nicht am Quartalsende in einer bösen Sitzung. Der Stapel entsteht gar nicht erst.
Kein Wasserschaden-Risiko
Alles liegt verschlüsselt und mehrfach gesichert. Ein Keller unter Wasser oder eine verlorene Mappe kostet Sie keine Unterlagen mehr.
Wo wir aufhören
und Ihr Steuerbüro anfängt.
Wir richten ein und betreuen
Auswahl und Aufbau des Systems, Anbindung von Kamera und Postfach, Struktur der Ablage, Schulung Ihrer Leute, laufende Betreuung. Das ist unser Teil.
Wir buchen nicht und beraten nicht steuerlich
Was aufbewahrungspflichtig ist, wie lange und in welcher Form – das sagt Ihr Steuerberater. Wir setzen es technisch um und stimmen die Übergabe direkt mit ihm ab.
Ihre Daten bleiben Ihre Daten
Sie kommen jederzeit an alles heran und können den Bestand komplett exportieren. Kein Anbieter, der Ihre Unterlagen als Geisel nimmt.
Was Betriebe uns
zuerst fragen.
Meistens geht es nicht um die Technik, sondern um das Finanzamt. Deshalb hier zuerst die unbequemen Fragen.
Darf ich die Papierbelege danach wirklich wegwerfen?
In aller Regel ja – das nennt sich ersetzendes Scannen und ist seit Jahren zulässig, wenn die Erfassung nachvollziehbar abläuft und die Belege danach nicht mehr unbemerkt verändert werden können. Genau darauf richten wir das System ein. Es gibt aber Ausnahmen, etwa bei Zolldokumenten oder notariellen Urkunden. Die verbindliche Entscheidung für Ihren Betrieb trifft Ihr Steuerbüro, nicht wir – und wir raten dringend, das vorher einmal abzustimmen statt hinterher.
Was passiert, wenn das Finanzamt prüft?
Digitale Belege sind bei Prüfungen längst normal. Wichtig ist, dass jeder Beleg im Original-Zustand abrufbar ist und nachvollziehbar bleibt, wann er erfasst wurde. Das System protokolliert das automatisch mit. Für die Prüfung lassen sich die angeforderten Unterlagen als Paket exportieren – Sie müssen keine Ordner schleppen.
Mein Steuerberater arbeitet mit DATEV. Geht das zusammen?
In der Regel ja. Die meisten Kanzleien haben einen Weg, digitale Belege entgegenzunehmen – über ihr eigenes Portal, per Sammelexport oder als strukturierte Datei. Wir klären das vor dem Aufbau direkt mit Ihrer Kanzlei ab und richten die Übergabe so ein, wie sie dort gebraucht wird. Das ist erfahrungsgemäß ein Telefonat, kein Projekt.
Wo liegen meine Belege dann?
Auf einem Server in Europa, verschlüsselt und mehrfach gesichert – oder auf Wunsch auf einem Rechner bei Ihnen im Betrieb, dann verlässt kein Beleg Ihr Haus. Was besser passt, hängt davon ab, ob Sie von unterwegs zugreifen wollen. Ihre Buchhaltung landet in keinem Fall bei einem amerikanischen Anbieter; mehr dazu unter Über uns.
Was kostet das?
Die Einrichtung hängt davon ab, wie viel Struktur schon da ist und wie viele Jahre rückwirkend erfasst werden sollen – das besprechen wir vorher und Sie bekommen einen Festpreis. Laufend kommt der Betrieb des Servers dazu, in der Größenordnung eines Mobilfunkvertrags. Die Software selbst ist quelloffen und kostet keine Lizenzgebühr pro Nutzer; Sie zahlen also nicht dafür, dass ein weiterer Mitarbeiter Belege einreicht.
Und wenn ich in zwei Jahren wieder aufhören will?
Dann nehmen Sie alles mit. Die Belege liegen als ganz normale PDF-Dateien in einer nachvollziehbaren Ordnerstruktur, dazu die ausgelesenen Daten in einem offenen Format. Kein Export-Aufpreis, keine Frist, kein Verhandeln. Wir halten Kunden nicht über ihre eigenen Daten – das gilt hier genauso wie bei Websites.
Muss ich dafür technikaffin sein?
Nein. Ihr Teil ist: Beleg abfotografieren oder Rechnungs-E-Mail weiterleiten. Das ist derselbe Handgriff wie ein Foto an einen Kollegen schicken. Alles Weitere passiert im Hintergrund. Wir richten ein, zeigen es Ihnen an Ihren eigenen Belegen, und danach greifen Sie im Alltag praktisch nur noch zur Suche.
Wir sind Ihre Digitalisierer, nicht Ihre Steuerberatung. Alles, was steuerlich verbindlich ist, gehört zu Ihrer Kanzlei – wir sorgen dafür, dass sie die Unterlagen so bekommt, wie sie sie braucht.
Wie viele Ordner
stehen bei Ihnen?
Wir schauen uns an, was heute auf Papier läuft, und sagen Ihnen ehrlich, was sich lohnt zu digitalisieren – und was Sie sich sparen können.